新闻

自动化和数字化不应再被酒店业视为流行语——因为此时此刻，世界各地的酒店都在发生这种情况。对一些人来说，适应和跟上步伐的想法可能是一种令人生畏的经历——不知道从哪里开始，可以使用哪种类型的自动化软件，或者如何在组织中最好地实现它。

为了保证酒店业的可持续性，所有组织，无论大小，都应该寻找高效和具有成本效益的方法，通过数字化为业务提供未来保护，但有五个关键考虑因素：

1.不要让糟糕的电子流程

坚持旧的工作方式，简单地将纸质流程数字化，这在商业上没有意义，特别是如果您要在多个功能或属性上复制它。在当前的气候下，企业需要能够少花钱做更多的事情，并在可能的情况下精简；节省资源，提高员工生产力，并为客人保持五星级体验，无论是否大流行。

因此，不要简单地将耗时和筒仓式流程电子化。查看您的政策并提出问题：此文档是否需要一个经理批准，然后由另一位经理批准，或者我们可以节省并行时间？我们能缩短完成任务的时间，同时更快地访问关键信息吗？为什么每个部门或物业的这样做方式不同？你经常会发现答案只是因为“一直都是这样”。然而，对于酒店业来说，从来没有比这更关键的时刻来过，可以快速地适应。审查、分析、自动化、测量和重复......然后，只有那时，简化；一成不变，在所有部门、物业和地区进行标准化。

在DocMX，我们与组织合作，确保该技术适合客户的需求，确保他们充分受益于这个机会，以实现自动化、标准化并最终实现有形的财务节约。这不一定是一个漫长或复杂的项目，只需要短短几周的时间。

2.DO跨属性协作和共享资源

同一所有权或品牌的酒店不必在筒仓中工作，也不必在不同的软件平台上运行。虽然一次数字化一个属性已经非常值得了，但扩展到多个属性可以为每个人带来指数级的节省。

集群，也称为复杂或共享服务中心，允许组织通过在数字共享环境中汇集资源来充分利用标准化和自动化。技术可以根据酒店或酒店集团自己的特定流程和政策进行定制。使用标准流程和通用系统对多个属性，财务或人力资源人员可以同时支持多个属性。

目前使用DocMX软件的组织已经能够自动化高达70%的收入审计、应收账款和应付账款，从而使来自一个地点的工作人员能够为多达三处房产提供服务，在某些情况下甚至更多。在紧缩和人员短缺的时代，这是一个推动组织内部变革的绝佳机会。

3.不要忽视数据安全性和可追溯性

在当今远程工作、电子邮件和Zoom的世界里，敏感的财务或人力资源信息可以对安全和处理问题开放。在具有完整ISO认证审计跟踪的安全结构化系统中处理这些信息将解决其中许多问题。在组织内实施数据安全最佳实践，并选择一个具有强大保护的技术平台，防止任何未经授权的访问和数据丢失。对于云系统，请验证数据将存储在哪里以及在什么条件下存储——特别是因为许多国家需要在当地土地上存储。

在一个日益数字化的世界里，来自黑客和恶意软件的威胁比以往任何时候都更大，选择认真对待安全的合适合作伙伴应该是一个关键考虑因素。

在DocMX，我们不断投资于客户的安全性，并符合最严格的数据安全、存储和恢复标准，并每年获得ISO信息安全认证。作为AWS合作伙伴，我们还利用了亚马逊一流的网络安全工具。

4.确实要看看节省纸张和环境的方法

虽然在许多酒店，客人的体验已经是无纸化了，但后台可能是被遗忘的拼图。夜间审计报告，其中包含数百页、人力资源表格、发票和部门之间传递的其他文件，用于对账和批准的副本，根据当地立法存储所有这些文书工作5到20年......

所有这些都代表了许多工时不必要的管理工作和低效的通信，以及纸张、打印机租赁、文档存档和长期存储的大量成本。更不用说环境影响了。

根据我们十年的经验，一家典型的300间客房的酒店每年在印刷相关活动上花费超过3万英镑，平均每周砍伐1棵树。作为DocMX的客户之一，悉尼的独家五星级FourPoints达灵顿港酒店每年节省250万张印刷页，相当于在五年内节省150万美元......以及节省了1500棵树！

5.不要重新发明轮子-与以前做过轮子的人合作

不需要昂贵的顾问或冗长的项目来进行数字化。利用酒店和技术专业人士多年来开发和证明的过去投资和专业知识。选择一个具有良好记录的技术和团队，专门为全球酒店行业开发。

那里有许多文档管理和流程自动化解决方案，通常成本高昂，适应性差或开发成本高昂，仅满足少数酒店流程。您最终可能还必须购买几个不同的软件包，从而降低效率并最终节省费用。

相反，选择根据组织的确切要求定制的现成一体化解决方案，轻松与其他酒店系统集成，经济实惠，快速实施，并可扩展到您的一个或多个属性，而不会出现复杂。